Vencimento esquecido, boleto pago em cima da hora, cliente que não pagou e ninguém percebeu: situações assim parecem pequenas, mas podem causar um grande problema quando começam a se acumular.
Saber como controlar contas a pagar e receber ajuda a empresa a entender melhor o dinheiro que vai entrar, as despesas que precisam ser pagas e quanto realmente estará disponível no caixa nos próximos dias.
Para pequenos negócios, esse controle também facilita decisões importantes, como comprar mercadorias, negociar com fornecedores, cobrar clientes e planejar novos investimentos.
O que são contas a pagar e contas a receber?
Antes de organizar o financeiro, é importante entender a diferença entre contas a pagar e contas a receber.
Embora os conceitos sejam simples, misturar esses valores pode dificultar bastante a visão real da situação financeira da empresa.
O que são contas a pagar?
Contas a pagar são todas as obrigações financeiras que a empresa precisa quitar.
Alguns exemplos são:
- fornecedores;
- aluguel;
- energia elétrica;
- internet;
- impostos;
- serviços contratados;
- parcelas de equipamentos;
- salários e outras despesas operacionais.
Mesmo que o dinheiro ainda esteja na conta bancária, ele já pode estar comprometido com despesas futuras.
Por isso, olhar apenas o saldo disponível no banco não é suficiente para saber quanto a empresa realmente pode gastar.
O que são contas a receber?
Contas a receber são valores que a empresa tem direito de receber, mas que ainda não entraram efetivamente no caixa.
Podem ser:
- vendas realizadas a prazo;
- boletos emitidos para clientes;
- parcelas futuras de cartão;
- crediário;
- serviços realizados com pagamento futuro;
- outros valores pendentes de recebimento.
Uma venda realizada hoje, por exemplo, não significa necessariamente dinheiro disponível hoje.
Se o cliente parcelou a compra, parte do valor só entrará posteriormente.
Por que controlar contas a pagar e receber é tão importante?
Um bom controle de contas a pagar e receber permite saber com antecedência quais compromissos financeiros estão próximos e quais valores ainda devem entrar.
Isso ajuda a evitar situações como:
- atraso no pagamento de fornecedores;
- juros e multas;
- falta de dinheiro para despesas importantes;
- clientes inadimplentes esquecidos;
- compras realizadas sem planejamento;
- decisões baseadas apenas no saldo bancário.
Imagine que sua empresa tenha R$ 10 mil na conta hoje, mas possua R$ 8 mil em pagamentos programados para os próximos dias.
Na prática, esses R$ 10 mil não estão totalmente livres para novos gastos.
Da mesma forma, ter R$ 15 mil em vendas realizadas não significa possuir R$ 15 mil disponíveis se boa parte dessas vendas ainda estiver a receber.
É justamente essa diferença que o controle financeiro ajuda a enxergar.
Como controlar contas a pagar e receber na prática
Você não precisa começar com um processo complicado.
O mais importante é registrar corretamente as informações e manter uma rotina de atualização.
1. Registre todas as contas
O primeiro passo é registrar tudo o que a empresa precisa pagar e receber.
Para cada lançamento, procure informar pelo menos:
- descrição;
- cliente ou fornecedor;
- valor;
- data de vencimento;
- forma de pagamento;
- situação da conta.
Evite deixar despesas pequenas de fora.
Quando vários pequenos valores não são registrados, o resultado financeiro apresentado no final do mês pode ficar muito diferente da realidade.
2. Organize as contas por vencimento
Depois de registrar os lançamentos, organize-os pela data de vencimento.
Uma forma simples é separar em grupos:
- vencem hoje;
- vencem nos próximos 7 dias;
- vencem nos próximos 30 dias;
- estão atrasadas.
Essa visualização permite antecipar problemas.
Se você perceber que haverá muitos pagamentos em determinada semana, poderá se preparar antes de chegar a data.
3. Registre corretamente os recebimentos
Não basta registrar apenas a venda.
É importante acompanhar quando o dinheiro realmente será recebido.
Imagine uma venda de R$ 1.200 parcelada em quatro vezes.
O valor total da venda foi de R$ 1.200, mas o dinheiro entrará no caixa em momentos diferentes.
Registrar essas datas corretamente ajuda a construir uma previsão financeira muito mais próxima da realidade.
4. Acompanhe contas vencidas
Contas vencidas exigem atenção.
No caso das contas a pagar, atrasos podem gerar juros, multas e até prejudicar o relacionamento com fornecedores.
Nas contas a receber, o atraso pode indicar inadimplência.
Quanto mais cedo você identifica um cliente que não pagou, mais cedo pode entrar em contato e tentar resolver a situação.
5. Separe contas pessoais das empresariais
Misturar despesas pessoais com o dinheiro da empresa dificulta bastante o controle financeiro.
Por exemplo, usar constantemente o caixa da empresa para pagar despesas pessoais torna mais difícil descobrir se o negócio realmente está gerando lucro.
Sempre que possível, mantenha:
- conta bancária separada;
- registros financeiros separados;
- retiradas pessoais identificadas corretamente.
Essa separação facilita muito a análise da saúde financeira do negócio.
6. Faça uma conferência financeira frequente
Não deixe para olhar o financeiro apenas no último dia do mês.
Uma pequena conferência semanal já pode ajudar bastante.
Verifique:
- contas que vencem nos próximos dias;
- valores que deveriam ter sido recebidos;
- pagamentos realizados;
- clientes em atraso;
- lançamentos incorretos ou esquecidos.
Quanto menor o intervalo entre as conferências, mais fácil costuma ser encontrar e corrigir problemas.
Como organizar contas a pagar e receber em uma pequena empresa?
Uma rotina simples pode funcionar muito bem.
Você pode, por exemplo:
Todos os dias: registrar vendas, pagamentos e novas despesas.
Uma vez por semana: conferir vencimentos e recebimentos pendentes.
No fim do mês: analisar entradas, saídas e resultado financeiro.
O erro mais comum não costuma ser a falta de uma ferramenta sofisticada, mas sim deixar de atualizar as informações.
Um sistema organizado só funciona quando os dados representam o que realmente aconteceu na empresa.
Planilha ou sistema: qual é melhor para controlar contas?
Uma planilha pode funcionar muito bem no início.
Para uma empresa com poucas movimentações, é possível registrar manualmente valores, vencimentos e pagamentos sem grandes dificuldades.
O problema aparece quando o negócio cresce.
Quanto maior o número de:
- vendas;
- fornecedores;
- pagamentos;
- clientes;
- parcelas;
- movimentações financeiras;
mais trabalhoso fica manter tudo atualizado manualmente.
Também aumenta o risco de problemas como:
- lançamento duplicado;
- conta esquecida;
- fórmula alterada;
- linha apagada;
- informações espalhadas em diferentes arquivos.
Nessa etapa, um sistema de gestão pode simplificar bastante o processo.
Como um sistema de gestão facilita contas a pagar e receber?
Um sistema permite centralizar informações financeiras que antes poderiam estar espalhadas entre planilhas, cadernos e outros controles.
Com os lançamentos organizados em um único ambiente, fica mais fácil visualizar:
- contas a pagar;
- contas a receber;
- vencimentos;
- pagamentos;
- recebimentos;
- fluxo de caixa.
Quando o financeiro também está integrado às vendas, o empresário reduz a necessidade de lançar as mesmas informações várias vezes.
No Ferus, por exemplo, as áreas de vendas, estoque e financeiro trabalham de forma integrada. O sistema possui controle de contas a pagar e a receber, fluxo de caixa e relatórios financeiros para pequenos negócios.
Exemplo de controle de contas a pagar e receber
Imagine uma pequena loja que tenha os seguintes pagamentos programados:
- R$ 2.000 para fornecedores;
- R$ 1.500 de aluguel;
- R$ 500 de despesas operacionais.
Total a pagar: R$ 4.000.
Agora considere que essa empresa possui:
- R$ 2.500 em vendas no cartão a receber;
- R$ 1.000 em vendas a prazo;
- R$ 800 em boletos emitidos.
Total a receber: R$ 4.300.
À primeira vista, parece que o valor a receber cobre todas as despesas.
Porém, imagine que R$ 3.000 das contas vencem nesta semana e a maior parte dos recebimentos só entrará daqui a 20 dias.
Existe um problema de prazo.
Mesmo que a empresa tenha dinheiro a receber, pode faltar caixa no momento em que as despesas vencem.
Esse é um dos principais motivos para controlar não apenas os valores, mas também suas respectivas datas.
Principais erros no controle de contas a pagar e receber
Alguns erros aparecem com frequência em pequenos negócios.
Não registrar pequenas despesas
Pequenas compras feitas várias vezes ao longo do mês podem representar um valor significativo quando somadas.
Esquecer vencimentos
Sem uma rotina de acompanhamento, algumas contas acabam sendo lembradas apenas depois do vencimento.
Misturar dinheiro pessoal e empresarial
Essa prática dificulta identificar se a empresa realmente está sendo lucrativa.
Considerar venda a prazo como dinheiro disponível
Uma venda só melhora o caixa quando o valor efetivamente é recebido.
Não acompanhar clientes inadimplentes
Valores esquecidos em aberto podem prejudicar significativamente o fluxo de caixa.
Atualizar os controles somente no fim do mês
Quando o problema é descoberto tarde demais, existem menos opções para corrigi-lo.
Como começar a organizar o financeiro da empresa hoje
Você pode começar com seis passos simples:
- Liste todas as contas que precisa pagar.
- Liste todos os valores que ainda tem para receber.
- Informe a data de vencimento de cada lançamento.
- Identifique o que já está atrasado.
- Separe movimentações pessoais das empresariais.
- Escolha um único local para centralizar seu controle.
Depois disso, estabeleça uma rotina semanal para conferir se os dados continuam atualizados.
Quando vale a pena usar um sistema de gestão?
Se você percebe que passa muito tempo atualizando planilhas, esquece lançamentos ou precisa consultar vários lugares diferentes para entender o financeiro, pode ser o momento de centralizar essas informações.
Um sistema de gestão tende a fazer mais sentido quando a empresa começa a lidar com mais vendas, clientes, fornecedores e movimentações financeiras.
O objetivo não é apenas trocar a planilha por outra ferramenta.
É reduzir retrabalho e facilitar a visualização do que está acontecendo no negócio.
Controle contas a pagar e receber com o Ferus
O Ferus é um sistema de gestão desenvolvido para MEIs e pequenos negócios e reúne vendas, estoque e financeiro em um único ambiente.
No financeiro, é possível acompanhar contas a pagar e contas a receber, visualizar o fluxo de caixa e utilizar relatórios para entender melhor as movimentações da empresa.
Como vendas e financeiro trabalham de forma integrada, o controle fica mais centralizado e exige menos processos separados.
Se você está procurando uma maneira mais simples de organizar o financeiro do seu negócio, conheça o Ferus Sistema de Gestão e experimente gratuitamente por 15 dias.
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Meta description: Aprenda como controlar contas a pagar e receber, organizar vencimentos, evitar atrasos e melhorar o controle financeiro da sua empresa.
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Perguntas frequentes
O que é controle de contas a pagar e receber?
É o acompanhamento das despesas que a empresa precisa pagar e dos valores que ainda tem para receber, considerando valores, vencimentos e situação de cada lançamento.
Como organizar contas a pagar e receber?
Registre todos os valores, informe os vencimentos, acompanhe pagamentos e recebimentos e faça conferências frequentes para identificar atrasos ou inconsistências.
Qual a diferença entre contas a pagar e contas a receber?
Contas a pagar representam obrigações da empresa. Contas a receber representam valores que clientes ou outras fontes ainda precisam pagar à empresa.
É melhor usar planilha ou sistema para controlar contas?
Uma planilha pode atender empresas com poucas movimentações. Conforme o volume aumenta, um sistema de gestão pode facilitar a centralização e reduzir o trabalho manual.
Como evitar esquecer contas a pagar?
Centralize todos os lançamentos em um único controle, organize-os pela data de vencimento e estabeleça uma rotina semanal de conferência.
